Le forum ouvert est un espace permettant une grande liberté aux participants. L’objectif est de créer un climat favorisant l’initiative et l’apprentissage. En apparence, le forum ouvert est une méthodologie qui paraît désorganisée et spontanée dont les résultats sont imprévisibles, pourtant les règles sont nombreuses et l’encadrement est primordial.
3 heures
À partir de 8 personnes.
Sans limite de taille maximum.
Comment faire un forum ouvert ?
C’est une animation qui demande un temps de préparation a n de formaliser la thématique du forum ouvert ainsi que les supports de présentation et les espaces physiques à mobiliser. Le jour du forum ouvert, l’animateur présente les enjeux et l’objectif du forum ouvert ainsi que les consignes du forum ouvert
1. Les personnes présentes sont les bonnes : Le plus important n’est pas le nombre de personnes, ni les fonction qui paraissent les plus proches du thème du forum ouvert. Laissez-vous surprendre et faites confiance aux bonnes volontés.
2. Ça commence quand ça commence – Ça ni quand ça ni. : Laissez faire les participants et adaptez vous à l’énergie du groupe. Ils peuvent faire des pauses, ou commencer les échanges ou alors les finir quand ils le souhaitent.
3. Ce qui pouvait arriver et la seule chose qui pouvait arriver : On invite les participants à lâcher prise sur les regrets ou l’idéalisation. Ce qui se passe lors de ce forum ouvert est ce qui devait se passer à ce moment présent. Cela est significatif
4. La loi des 2 pieds : si je n’apprends pas, si j’ai l’impression de ne pas contribuer à cette thématique, je bouge !
5. Nous sommes tous différents : certains vont être des « papillons » et vont vouloir rester à la même table, se poser du début à la n, d’autres les « abeilles » vont faire des allers-retours, peut-être même plusieurs fois par thématique.
Une fois les règles exposées, les participants vont à l’aide d’un post-it écrire une question qu’ils se posent ou qu’ils aimeraient approfondir par rapport au thème. L’ensemble de ces questions sont affichées sur la place du marché. C’est un espace physique délimité lors du forum ouvert. Par la suite, l’animateur récolte les questions et établit un programme de la journée avec ces questions. Dans le principe, chaque question est annexée à une table et à un timing dans la volonté de traiter l’ensemble des questions. Vous pouvez également faire un vote pour choisir les questions à traiter.
Les participants abeilles ou papillons vont et viennent pour ré échir aux questions posées par la ou les tables. Dans cette animation, le facilitateur/hôte de table peut être changeant il faut juste s’assurer que les notes soient bien prises et qu’il y ait toujours quelqu’un pour les prendre.
Un temps est consacré à la synthèse, idéalement rédigée sur ordinateur. Les synthèses sont a chées sur le mur des nouvelles (un espace physique là aussi délimité). Les participants prennent le temps de lire chaque compte rendu. Chaque participant reçoit par la suite un compte rendu des notes prises. Les participants votent sur les idées qu’ils retiennent. Cela permet de prioriser les choix d’action ou les thématiques prioritaires à explorer.
Les participants votent sur les idées qu’ils retiennent. Cela permet de prioriser les choix d’action ou les thématiques prioritaires à explorer.
Plus concrètement ?
Voici quelques exemples de thématique abordées lors de Forum Ouvert ….
- Mieux travailler en transversalité
- Mieux travailler ensemble
- Innover dans notre management en combinant ouverture sur l’extérieur et performance
- Le système de rémunération collective et individuelle
- Le métier de demain
- La délégation dans l'entreprise
- Communiquer autrement
Les conseils de Camille & Nathalie !
Le forum ouvert est une méthode qui peut surprendre les participants dans les organisations traditionnelles. N’hésitez pas à faire un icebreaker avant de commencer l’animation. Prenez le temps de bien les accueillir, de leur expliquer le fonctionnement et de répondre à leurs questions. Soignez également l’espace en le rendant convivial et agréable.
Pour plus d’informations ou de questions, n’hésitez pas à nous contacter !